Justitieombudsman övervakar lagligheten i myndigheternas verksamhet genom att pröva klagomål och ingripa i missförhållanden på eget initiativ. I det sammanhanget samlas hos justitieombudsmannens kansli både personuppgifter och annan information.

Sekretessbeläggning av personuppgifter regleras i personuppgiftslagen. Frågor som gäller handlingsoffentlighet regleras i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen).

Av det följande framgår hur personuppgifter och annan information hanteras vid justitieombudsmannens kansli.

Diarieanteckningar

När en klagoskrift kommer in till justitieombudsmannens kansli med post, fax eller e-post registreras den i diarium.

I diariet registreras klagandens namn och adress, datum då klagomålet anlänt samt i korthet vad det handlar om.

Under behandlingen av klagomålet registreras i diariet vilka utredningar som har inhämtats och när de inkommit, vem som är föredragande och vem som slutligen avgör ärendet.

Enligt personuppgiftslagen (523/1999, 26 och 29 §) har var och en som inkommit med ett klagomål rätt att kontrollera de uppgifter om honom eller henne som har registrerats i justitieombudsmannens diarium samt att vid behov yrka på rättelse av felaktiga uppgifter.

Närmare information om diarieföringen, om diariets offentlighet, om utlämning av diarieuppgifter samt om de registrerades rättigheter framgår av registerbeskrivningen. Denna tillhandahålls av kansliets registratur, tfn 09 432 3381 eller ombudsman(at)riksdagen.fi.

Handlingsoffentlighet

Handlingsoffentligheten begränsas genom i lag uttryckligen angivna grunder för sekretessbeläggning, t.ex. grundlagens bestämmelse om skydd för privatlivet (10 § 1 mom.).

De viktigaste begränsningarna av offentligheten när det gäller klagomål som prövas vid justitieombudsmannens kansli framgår av offentlighetslagen.

Den som avgör ärendet, dvs. justitieombudsmannen eller någondera biträdande justitieombudsmannen, skall under behandlingen av klagomålet besluta om handlingarna i ärendet skall sekretessbeläggas.
Kanslichefen beslutar om redan avgjorda klagomålsärendens offentlighet. Kanslichefen beslutar också t.ex. om tillstånd att använda klagomålshandlingar för vetenskaplig forskning.

Register över behandling

Kakor på webbplatsen

En kaka (eller cookie) är en textfil som webbläsaren sparar på din dator, surfplatta eller telefon. Kakor gör det bland annat möjligt att spara dina inställningar, såsom språkval, när du navigerar från en sida till en annan på webbplatsen.

Justitieombudsmannens webbplats (www.ombudsman.fi) använder kakor som är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera. Med hjälp av nödvändiga kakor säkerställer vi webbplatsens tekniska funktion och kakorna används inte för andra ändamål. På webbplatsen används alltid en säker förbindelse (https).

Kakor som vi använder:

JSESSIONID 
Används för att spara förbindelsestatusen mellan sidbyten. 

COOKIE_SUPPORT
I denna sparas information om huruvida den använda webbläsaren stöder kakor. 

GUEST_LANGUAGE_ID
Denna kaka används för att spara användarens (webbläsarens) önskade språk. 

LFR_SESSION_STATE_20159
Kortvarig kaka som används för att följa upp förbindelsen och kakan innehåller en tidsstämpel för förbindelsen. 

BIGipServer4mbcD6Hh56BXOecNBb/tKw 
Kakan används för att upprätthålla förbindelsen mellan arbetsstationen och användaren som besöker webbplatsen.

TS013de477
Kakan används för att bekräfta att den besökande användarens kakor inte har ändrats.