Handlingar kan också begäras muntligt

15.4.2005

Biträdande justitieombudsmannen Petri Jääskeläinen kritiserar magistraten i Helsingfors för att en journalist inte på muntlig begäran fått ett skriftligt överklagbart beslut. Magistraten vägrade ge ut uppgifter till journalisten om en persons båt ur båtregistret. Dessutom ansåg BJO att magistraten handlade fel när den inte godtog e-post som skriftlig begäran. Magistraten krävde att få en begäran med underskrift och ansåg att ett faxmeddelande eller ett brev uppfyllde det kravet.

Att begära information

BJO framhåller i sitt beslut angående klagomålet från journalisten att en begäran om tillgång till handlingar enligt offentlighetslagen kan handläggas i två faser. Vid en myndighet handläggs en begäran om tillgång till handlingar vanligen först av den tjänsteman i vars arbetsuppgifter det ingår att lämna ut handlingar. I rättslitteraturen och myndighetspraxis har av hävd ansetts att en begäran om handlingar i sådana fall kan läggas fram lika väl muntligt som skriftligt. Offentlighetslagen har ingen explicit bestämmelse om detta.

Om tjänstemannen vägrar ge ut handlingen har personen rätt att hänskjuta ärendet till myndigheten för avgörande. Myndighetsbeslutet kan överklagas hos förvaltningsdomstolen.

BJO anser att en begäran om att få ett överklagbart myndighetsbeslut skall kunna läggas fram muntligt. Det stämmer inte överens med offentlighetsprincipen och god förvaltningssed att kräva en skriftlig begäran.

Enligt BJO skall man redan när man begär att få en handling kunna be om att få ett överklagbart beslut om myndigheten inte ger ut den begärda handlingen. Också i sådana fall skall en begäran kunna läggas fram muntligt.

Frågan om hur en begäran om att få ett överklagbart beslut av en myndighet skall inledas är i viss mån en tolkningsfråga om man ser till bestämmelserna i offentlighetslagen och förvaltningslagen. Därför har BJO informerat justitieministeriet om sin ståndpunkt för att ministeriet skall kunna ta ställning till om lagstiftningen behöver preciseras eller inte.

Elektronisk kommunikation

Enligt lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet uppfyller också elektronisk kommunikation kravet på att ett ärende skall anhängiggöras skriftligt. Ett elektroniskt dokument behöver inte kompletteras med en underskrift om avsändaren framgår av dokumentet och om det inte finns anledning att betvivla dokumentets autenticitet.

I det aktuella fallet fanns det enligt BJO inga omständigheter som hade hindrat att ärendet anhängiggörs per e-post.

Biträdande justitieombudsman Jääskeläinens angörande dnr 1459/2004 (på finska) i sin helhet.

Närmare information lämnas av äldre justitieombudsmannasekreterare Jouni Toivola, tfn 09-432 33 44.