Oikeusasiamies ehdottaa menettelyä selkeyttäviä säännöksiä henkilötietojen käsittelyyn

3.4.2007

Eduskunnan oikeusasiamies Riitta-Leena Paunio on todennut selkeitä puutteita henkilötietojen käsittelyssä eräiden kuntien verkkotiedottamisessa. Kunnat julkistavat nykyisin Kuntaliiton ohjeiden ja suosituksen mukaisesti verkossa valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien esityslistat ja pöytäkirjat.

Henkilötietolain ja julkisuuslain määräyksistä sekä Kuntaliiton ohjeistuksesta huolimatta monien kuntien verkkotiedottamisessa on edelleen havaittavissa selkeitä puutteita henkilötietojen käsittelemisessä. Joissakin tapauksissa kunnan hallinnossa asioivien yksityisyyden suojaan ei näyttäisi lainkaan kiinnitetyn huomiota. Kuntien verkkosivuilla on julkistettu tietoja nimeltä mainittujen viranhaltijoiden äitiyslomista ja hoitovapaista samoin kuin terveydentilasta ja siirtymisestä työkyvyttömyyseläkkeelle. Myös koululaisten koulupaikka- ja koulukuljetushakemuksia sekä vahingonkorvausasioita yksilöllisine perusteluineen on ollut esillä verkossa. Pöytäkirjoja on säilytetty verkkosivuilla useitakin vuosia.

Henkilötiedolla tarkoitetaan henkilötietolain mukaan kaikenlaisia merkintöjä luonnollisesta henkilöstä tai hänen ominaisuuksistaan ja elinolosuhteistaan, jotka voidaan tunnistaa koskemaan häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä. Henkilötietoja saa käsitellä muun ohella vain, jos se johtuu henkilötietolaissa säädetystä tehtävästä tai velvoitteesta. Euroopan Yhteisöjen tuomioistuin on todennut, että Internet-sivustolla olevia viittauksia henkilöihin ja heidän yksilöintiään joko nimellä tai muulla tavoin on pidettävä tietosuojadirektiivissä tarkoitettuna kokonaan tai osittain automatisoituna henkilötietojen käsittelynä.

Oikeusasiamies toteaa, että kuntien verkkotiedottamisen oikeustilaa ei voi nykyisellään pitää tyydyttävänä. Tämän vuoksi hän pitää tärkeänä, että kunnat omassa sisäisessä ohjeistuksessaan määrittelisivät selkeästi, miten ne toteuttavat verkkoviestinnässään asukkaidensa ja asiakkaidensa tietosuojan. 

Oikeusasiamiehen mukaan kuntien verkkotiedottamisessa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä saattaisi olla syytä laatia menettelyä selkeyttäviä säännöksiä. Hän esittää siksi sisäasiainministeriön harkittavaksi, olisiko syytä varmistaa tietosuojan toteutuminen lainsäädäntötoimin. Kuntalaissa mainitussa kunnan hallintosäännössä voitaisiin edellyttää annettavan tarkentavia määräyksiä henkilötietojen käsittelystä kunnan verkkoviestinnässä erityisesti henkilötietolain ja julkisuuslain kannalta. 

Kuntalaisten osallistumista ja tiedottamista koskevat kuntalain säännökset velvoittavat kuntaa toteuttamaan julkisuusperiaatetta kunnan yhteisten asioiden hoitamisessa. Monissa asioissa kuntien toimielinten päätöksenteossa on kuitenkin kysymys yksittäisen viranhaltijan tai kunnan asukkaan tai sen hallinnon muun asiakkaan etua tai oikeutta koskevasta hakemus- tai muusta asiasta. Näissä tapauksissa tulee kussakin yksittäisessä asiassa punnita, onko kuntalaissa säädetty tiedottamisvelvollisuus sellainen laissa säädetty tai määrätty tehtävä tai velvoite, joka oikeuttaisi kysymyksessä olevien henkilötietojen julkaisemisen ja käsittelyn kunnan verkkosivuilla. Asiassa tulee arvioida, onko näiden henkilötietojen käsittely avoimessa tietoverkossa tarpeellista kunnan tiedottamisen tarkoituksen kannalta. Lisäksi arvioinnissa tulee huomioida julkisuuslain salassapitomääräykset.

Myös Kuntaliitto on www-tiedottamista koskevan ohjeensa täsmennyksessä vuonna 2005 todennut, että henkilötietojen käsittelyssä yksityiselämän suojan vaatimukset ovat usein julkisuusperiaatetta painavammat. Kunnan hallinnossa asioivan tulee voida luottaa siihen, että hänen arkaluonteisia tai salassa pidettäviä tietojaan taikka hänen muita henkilötietojaan ei käsitellä kunnan verkkosivuilla siten, että hänen yksityisyyttään loukataan. Kunnan tehtäväkenttä on laaja ja kunnan toimielimet käsittelevät ja päättävät merkittävissä määrin erilaisista yksittäisten kuntalaisen tai viranhaltijoiden etua ja oikeutta koskevista asioista. 

Kuntien voimavarat ja mahdollisuudet panostaa verkkoviestintään ja asiakkaidensa tietosuojaan vaihtelevat. Kuntien viestintätutkimuksen 2005 mukaan kuntien verkkoviestintää hoidetaan pääasiassa oman toimen ohessa. Päätoimisia viestintävastaavia oli kaikista kyselyyn vastanneista 195 kunnasta vain 15 prosentilla ja vajaat puolet kunnista oli laatinut viestintäohjeet.

Lisätietoja antaa vanhempi oikeusasiamiehensihteeri Ulla-Maija Lindström, puh. (09) 432 3355.

Oikeusasiamies Riitta-Leena Paunion ratkaisu 441/4/05 kokonaisuudessaan.