Virkamiehen tulee laatia ilmoitus poissaolostaan molemmilla kansalliskielillä

22.5.2008

Jos kaksikielisessä viranomaisessa työskentelevä virkamies käyttää sähköpostin mahdollisuutta lähettää automaattinen poissaoloilmoitus kun hän ei ole työpaikalla, hänen tulisi laatia se sekä suomeksi että ruotsiksi, katsoo apulaisoikeusasiamies Petri Jääskeläinen. Tämä on tarpeen kielellisten oikeuksien tasavertaisen toteutumisen takia.

Apulaisoikeusasiamiehen tutkittavana on ollut kantelu siitä, että jotkut Etelä-Suomen läänihallituksen, Espoon kaupungin, Pääkaupunkiseudun yhteistyövaltuuskunnan, Espoon käräjäoikeuden ja oikeusministeriön virkamiehet olivat laatineet sähköpostin poissaoloilmoituksensa vain suomeksi. Joiltain kantelija oli saanut ilmoituksen vain englanniksi.

Apulaisoikeusasiamies Jääskeläinen toteaa ratkaisussaan kanteluun, että lainsäädäntö ei velvoita yksittäistä virkamiestä laatimaan poissaolostaan ilmoitusta sähköpostiinsa, vaan kyse on vapaaehtoisesta palvelusta. Hänen mielestään poissaoloilmoitusten käyttäminen on kuitenkin suositeltavaa, koska se edistää perusoikeutena turvatun hyvän hallinnon ja hallintolain mukaisen palveluperiaatteen toteutumista. Poissaoloilmoituksesta sähköpostin lähettäjä saa tiedon siitä, miksi hänen viestiinsä ei heti vastata. Näin hän ei jää epätietoiseksi siitä, mitä hänen viestilleen on tapahtunut. Apulaisoikeusasiamies korostaa, että viranomainen voi aina antaa parempaa palvelua kuin laissa nimenomaisesti edellytetään.

Apulaisoikeusasiamiehen mielestä kielilain säännöksistä ilmeneviä periaatteita tulee perusoikeusmyönteisen laintulkinnan mukaisesti soveltaa virkamiesten poissaoloilmoituksiin. Kun virkamies laatii ilmoituksen poissaolostaan, ilmoitus tulee laatia sekä suomeksi että ruotsiksi. Kyseiset ilmoitukset ovat asiakaspalvelua ja asiakkaille suunnattua tiedottamista, josta on välityttävä se viesti, että asiakkaita palvellaan molemmilla kansalliskielillä.

Apulaisoikeusasiamies on saattanut käsityksensä kantelussa mainittujen viranomaisten tietoon. Hän on lähettänyt päätöksensä tiedoksi myös valtiovarainministeriölle ja pyytänyt sitä ilmoittamaan vuoden 2008 loppuun mennessä, mihin toimenpiteisiin päätös on mahdollisesti on antanut aihetta. Valtiovarainministeriön tehtävä on vastata hallinnon kehittämisestä.

Apulaisoikeusasiamies Petri Jääskeläisen ratkaisu dnro 2575/4/06 kokonaisuudessaan.

Lisätietoja antaa oikeusasiamiehensihteeri Mikko Sarja,
puh. (09) 432 3364.