Asiakirjaa voi pyytää myös suullisesti

15.4.2005

Apulaisoikeusasiamies Petri Jääskeläinen arvostelee Helsingin maistraattia siitä, että se ei antanut toimittajalle tämän suullisesti pyytämää kirjallista valituskelpoista päätöstä, kun se oli kieltäytynyt antamasta toimittajalle tämän pyytämiä tietoja venerekisteristä erään henkilön veneestä. Maistraatti vaati pyynnön kirjallisena.

Lisäksi maistraatti menetteli apulaisoikeusasiamiehen mukaan virheellisesti, kun se ei hyväksynyt kirjalliseksi pyynnöksi sähköpostia. Maistraatti edellytti allekirjoitettua asiakirjapyyntöä, jollaisena se piti telefaksia tai kirjettä.

Tietopyynnön esittäminen

Apulaisoikeusasiamies toteaa ratkaisussaan toimittajan kanteluun, että julkisuuslain mukaan asiakirjapyynnön käsittely voi olla kaksivaiheinen. Asiakirjapyynnön käsittelee yleensä ensin se viranomaisen palveluksessa oleva virkamies, jonka tehtäviin asiakirjojen antaminen kuuluu. Oikeuskirjallisuudessa ja viranomaiskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että tämän asiakirjapyynnön voi esittää yhtä hyvin suullisesti kuin kirjallisesti. Julkisuuslaissa tästä ei ole nimenomaista säännöstä.

Jos virkamies kieltäytyy antamasta asiakirjaa, asiakkaalla on oikeus saattaa asia viranomaisen ratkaistavaksi. Tästä viranomaisen päätöksestä voi valittaa hallintotuomioistuimeen.

Apulaisoikeusasiamies katsoo, että myös pyyntö saada viranomaisen valituskelpoinen päätös tulee voida esittää suullisesti. Kirjallisen pyynnön edellyttäminen ei vastaisi julkisuusperiaatteen ja hyvän hallinnon vaatimuksia.

Apulaisoikeusasiamiehen mukaan asiakas voi jo asiakirjaa pyytäessään samalla pyytää valituskelpoisen päätöksen siinä tapauksessa, että hänelle ei anneta hänen pyytämäänsä asiakirjaa. Myös tällaisen pyynnön voi esittää suullisesti.

Kysymys viranomaisen valituskelpoista ratkaisua koskevan pyynnön vireillepanotavasta on julkisuuslain ja hallintolain säännösten valossa kuitenkin jossain määrin tulkinnanvarainen. Tämän vuoksi apulaisoikeusasiamies on saattanut kannanottonsa oikeusministeriön tietoon sen arvioimiseksi, olisiko lainsäädäntöä tarpeen täsmentää. 

Sähköinen asiointi

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain mukaan vaatimuksen kirjallisesta vireillepanosta täyttää myös sähköinen asiakirja. Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä ole syytä epäillä.

Apulaisoikeusasiamiehen tutkittavana olleessa tapauksessa ei hänen mukaansa ilmennyt seikkoja, jotka olisivat olleet esteenä sähköpostitse tehtävälle vireillepanolle.

Apulaisoikeusasiamies Jääskeläisen ratkaisu dnro 1459/4/2004 kokonaisuudessaan.

Lisätietoja antaa oikeusasiamiehensihteeri Jouni Toivola,
puh. (09) 432 3344.