Diaarimerkinnät

Kun kantelukirjoitus tulee oikeusasiamiehen kansliaan postin, faksin tai sähköpostin välityksellä, se kirjataan oikeusasiamiehen diaariin.

Diaariin merkitään kantelijan nimi ja osoite, milloin kantelu on saapunut ja mitä se käsittelee.

Kantelun tutkinnan edetessä diaariin lisätään, mitä selvityksiä on hankittu ja milloin, kuka lakimies asiaa valmistelee ja kuka sen lopulta ratkaisee.

Henkilötietolain (523/1999, 26 § ja 29 §) mukaan jokaisella kantelun tehneellä henkilöllä on oikeus voida tarkistaa itseään koskevat tiedot oikeusasiamiehen diaarissa ja pyytää tarvittaessa virheellisten tietojen oikaisemista.

Tarkempia tietoja diaariin merkittävistä tiedoista, diaaritietojen julkisuudesta ja luovuttamisesta sekä rekisteröidyn oikeuksista on rekisteriselosteessa, joka on saatavilla oikeusasiamiehen kanslian kirjaamosta, puh. (09) 432 3381 tai eoa-kirjaamo@eduskunta.fi.

Asiakirjojen julkisuus

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) määrittelee asiakirjojen julkisuuden ja salassapidon. Lain tavoitteena on lisätä viranomaistoiminnan julkisuutta.

Myös perustuslain (731/1999, 12 §) mukaan viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja tallenteet ovat julkisia, ellei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu.

Asiakirjojen julkisuutta rajoittavat laissa yksilöidyt salassapitoperusteet, kuten perustuslaissa turvattu yksityiselämän suoja (10 § 1 momentti).

Olennaiset rajoitukset tutkittavien kanteluiden julkisuudelle käyvät ilmi julkisuuslaista.

Salassa pidettävät asiakirjat ja tiedot

Tyypillisesti salassa pidettäviä asiakirjoja tai tietoja ovat sellaiset, jotka koskevat:
- vankeutta ja muuta vapauden menetystä
- terveydentilaa, vammaisuutta ja terveydenhuoltoa
- sosiaalihuoltoa
- verotusta
- liike- tai ammattisalaisuuksia, palkkausta, paitsi virkamiesten sekä taloudellista asemaa
- turvapaikan, oleskeluluvan tai viisumin hakua
- rikosasiaan liittyvää henkilöä
- mielentilatutkimusta tai henkilötutkintaa
- muita henkilökohtaisia seikkoja ja oloja.

Salassa on pidettävä myös ilmoitukset rikoksesta sekä esitutkintaa ja syyteharkintaa varten saadut ja laaditut asiakirjat (julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 3 kohta).

Julkisuuslain 24 § 1 momentin 6 kohta puolestaan oikeuttaa pitämään salassa "kanteluasiakirjat ennen asian ratkaisua, jos tiedon antaminen niistä vaikeuttaisi asian selvittämistä tai ilman painavaa syytä olisi omiaan aiheuttamaan vahinkoa tai kärsimystä asiaan osalliselle".

Asiakirjojen salassapidosta kantelun tutkinnan aikana päättää asian ratkaisija eli oikeusasiamies tai apulaisoikeusasiamiehet.

Kansliapäällikkö päättää jo ratkaistujen kanteluasioiden julkisuudesta ensi vaiheessa. Hän päättää myös esimerkiksi luvista käyttää kanteluasiakirjoja tieteellisiin tutkimuksiin.

Oikeusasiamiehen verkkosivut

Oikeusasiamiehen verkkosivuilla kävijöistä ei kerätä eikä tallenneta henkilötietoja.