Sekretessprinciperna vid justitieombudsmannens kansli
Justitieombudsman övervakar lagligheten i myndigheternas verksamhet genom att pröva klagomål och ingripa i missförhållanden på eget initiativ. I det sammanhanget samlas hos justitieombudsmannens kansli både personuppgifter och annan information.
Sekretessbeläggning av personuppgifter regleras i personuppgiftslagen. Frågor som gäller handlingsoffentlighet regleras i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (nedan offentlighetslagen).
Av det följande framgår hur personuppgifter och annan information hanteras vid justitieombudsmannens kansli.
Diarieanteckningar
När en klagoskrift kommer in till justitieombudsmannens kansli med post, fax eller e-post registreras den i diarium.
I diariet registreras klagandens namn och adress, datum då klagomålet anlänt samt i korthet vad det handlar om.
Under behandlingen av klagomålet registreras i diariet vilka utredningar som har inhämtats och när de inkommit, vilken av kansliets jurister som är föredragande och vem som slutligen avgör ärendet.
Enligt personuppgiftslagen (523/1999, 26 och 29 §) har var och en som inkommit med ett klagomål rätt att kontrollera de uppgifter om honom eller henne som har registrerats i justitieombudsmannens diarium samt att vid behov yrka på rättelse av felaktiga uppgifter.
Närmare information om diarieföringen, om diariets offentlighet, om utlämning av diarieuppgifter samt om de registrerades rättigheter framgår av registerbeskrivningen. Denna tillhandahålls av kansliets registratur, tfn (09) 432 3381 eller eoa-kirjaamo@eduskunta.fi.
Handlingsoffentlighet
I lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) föreskrivs om handlingsoffentlighet och -sekretess. Lagens syfte är att öka offentligheten i myndigheternas verksamhet.
Också enligt grundlagen (731/1999, 12 §) är handlingar och upptagningar som innehas av myndigheterna offentliga, om inte offentligheten av tvingande skäl särskilt har begränsats genom lag.
Handlingsoffentligheten begränsas genom i lag uttryckligen angivna grunder för sekretessbeläggning, t.ex. grundlagens bestämmelse om skydd för privatlivet (10 § 1 mom.).
De viktigaste begränsningarna av offentligheten när det gäller klagomål som prövas vid justitieombudsmannens kansli framgår av offentlighetslagen.
Sekretessbelagda handlingar och uppgifter
Typiska sekretessbelagda handlingar och uppgifter som förekommer vid justitieombudsmannens kansli gäller:
- fängelsestraff och annat frihetsberövande
- hälsotillstånd och handikapp samt hälso- och sjukvård
- socialvård
- beskattning
- affärs- och yrkeshemligheter, löner (utom i fråga om tjänstemän)
samt ekonomisk ställning
- ansökningar om asyl, uppehållstillstånd eller visum
- personer i samband med brottmål
- sinnesundersökning och personundersökning
- andra personliga omständigheter och förhållanden.
Sekretessbelagda är också anmälningar om brott samt handlingar som har mottagits eller uppgjorts för förundersökning och åtalsprövning. (offentlighetslagens 24 § 1 mom. 3 punkten).
Sekretessbelagda är "handlingar som avser en klagan, innan ärendet har avgjorts, om utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling skulle försvåra ärendets utredning eller utan vägande skäl vara ägnat att åsamka den som har del i saken skada eller lidande". (offentlighetslagens 24 § 1 mom. 6 punkten)
Den som avgör ärendet, dvs. justitieombudsmannen eller någondera biträdande justitieombudsmannen, skall under behandlingen av klagomålet besluta om handlingarna i ärendet skall sekretessbeläggas.
Kanslichefen beslutar om redan avgjorda klagomålsärendens offentlighet. Kanslichefen beslutar också t.ex. om tillstånd att använda klagomålshandlingar för vetenskaplig forskning.
Justitieombudsmannens webbsidor
Inga personuppgifter samlas in eller registreras om dem som besöker justitieombudsmannens webbsidor.
